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Excel初心者でも簡単操作!ファイルの読み取り専用設定と解除方法

自分が作成したExcelファイルを他の人に編集させたくない時ってありませんか?

例えば、僕の職場だったら次のようなケースがあります。

  • Aさんは見るだけ
  • Bさんには編集もしてほしい

 

使う人によっては、読み取り専用で十分ってことがありますよね。

そこで、今回はExcelファイルを読み取り専用に設定する3つの方法+解除方法をご紹介します。
※Excelのバージョンにより、画面や操作が異なる場合があります。

Excelファイルを「プロパティの属性」で読み取り専用にする方法

日頃からExcelを使っているのであれば、ほとんどの方は知っているであろう方法です。

「読み取り専用」にチェックを入れるだけなので超簡単。

ただし、設定が簡単なだけにチェックをはずすと誰でも編集ができてしまいます。

 

僕の職場での話ですが、共有サーバーにあるファイルにチェックを入れても自動的にはずれてしまいます。(恐らくアクセス権の問題?)

チェックのON/OFFで簡単に設定できるので重要なファイルには、この設定はしない方が良いです。

チェックを入れるだけの簡単設定

1. ファイルを選択して、右クリック → 「プロパティ」を選択
2.「読み取り専用」にチェックを入れる読み取り専用にチェック(プロパティ)

チェックを外すだけで解除できる

1. ファイルを選択して、右クリック → 「プロパティ」を選択
2.「読み取り専用」のチェックをはずす読み取り専用のチェックをはずす(プロパティ)

Excelファイルを「パスワード」で読み取り専用にする方法

設定したパスワードを入力した時のみ編集ができます。

1度設定すると、ファイルを開くたびにパスワード入力画面が表示されるのが難点。

編集したい場合、その都度パスワードの入力が必要となります。

ファイルを保存するときにオプションでパスワードを設定する

1. 「名前を付けて保存」する際、「ツール」→ 「全般オプション」を選択名前を付けて保存する際、全般オプションを選択

2. 「書き込みパスワード」の欄に任意のパスワードを入力書き込みパスワード欄に入力

3. 上と同じパスワードを入力 → 「OK」をクリック書き込みパスワードを再度入力

【ファイルを開いた時の画面】Excelファイルを開いたときの画面

 

  • 上の「読み取り専用」ボタンをクリックすると、読み取り専用に
  • 正しいパスワードを入力すると、書き込みが可能に
    (読み取り専用ではない状態で開く)

 

パスワードを削除して解除する

1.「名前を付けて保存」する際、「ツール」→ 「全般オプション」を選択
2.「書き込みパスワード」の欄のパスワードを削除 → 「OK」をクリック書き込みパスワードを削除

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Excelファイルを「マクロ(VBA)」で読み取り専用にする方法

強制的に「読み取り専用」に設定する方法です。

メッセージボックスを表示することにより「読み取り専用」であることが一目で分かります。(表示させないことも可能)

ただし、次のような注意点があります。

  • VBAを使ったことがない人には設定が分かりづらい
  • 「Excelマクロ有効ブック(xlsm)の形式」で保存する必要がある

 

VBE(エディター)にコードを追加して設定する

1. 該当のExcelファイルを開いた状態で、「Alt」 + 「F11」キーでエディタを起動
2.「ThisWorkbook」をダブルクリックVBE画面の「ThisWorkbook」をダブルクリック

3. ”(General)”を”Workbook”に変更(General)をWorkbookに変更

4. 以下のコードを図の位置にコピー&ペースト
5. ファイルを保存

MsgBox “読み取り専用で開きます”, vbOKOnly + vbExclamation
ActiveWorkbook.ChangeFileAccess Mode:=xlReadOnly

VBAコードを入力した画面

 

【ファイルを開いた時の画面】VBAで設定したExcelファイルを開いたときの画面

※上のコード「MsgBox “読み取り専用で開きます”, vbOKOnly + vbExclamation」を入力しなければ、メッセージボックスは表示されません。

コードを削除して解除する

1. Excelを起動し、メニュー「ファイル」 → 「開く」を選択Excelファイル起動後、ファイル「開く」を選択

2. 解除するExcelファイルを「Shift」キーを押しながらダブルクリックExcelファイルを「Shift」キーを押しながらダブルクリック

3. 「Alt」 + 「F11」キーでエディタを起動し、コードを削除VBAコードを削除

4. ファイルを保存

※一時的に編集したい場合は、1~2の手順でOK。

Excelファイルを読み取り専用にする方法まとめ

今回はExcelファイルを「読み取り専用」に設定する3つの方法についてお話しました。

プロパティの属性変更による設定

  • メリット
    チェックを入れるだけで簡単に読み取り専用に設定できる
  • デメリット
    誰でも簡単に解除ができる為、重要ファイルに設定するには向かない

 

パスワードによる設定

  • メリット
    パスワードを知らなければ編集後の保存ができないため、セキュリティが強固
  • デメリット
    ファイルを開くたびにパスワード入力画面が表示され、編集後保存したい場合は、都度パスワードの入力が必要

 

マクロ(VBA)による設定

  • メリット
    強制的に読み取り専用で開く(保存できないようにする)ため、編集しない重要ファイルに有効
  • デメリット
    保存形式を「Excelマクロ有効ブック(xlsm)の形式」にしなければならず、編集後に保存したい場合、解除が面倒

ファイルを使う人や頻度、重要度によって使い分けてみて下さい!
少しでもお役に立てましたら嬉しいです。

 

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